Quoi de plus chronophage, dans la vie d’une entreprise, que la gestion des fichiers, de plus en plus innombrables? Heureusement, il y a aussi de plus en plus de solutions, gratuites ou presque, pour vous simplifier la vie.

Ici, la meilleure solution dépendra en partie du type d’appareil sur lequel vous souhaitez gérer vos fichiers.

  • Automator/AppleScript (Mac)
  • AutoHotkey (Windows)

Si vous travaillez sur Mac, ne passez pas à côté d'Automator. Bizarrement peu mis en évidence par Apple, il s'agit pourtant d'un véritable "couteau suisse" pour votre ordinateur, et il est inclus en standard (et donc, gratuitement) dans votre système.

Si l'icône d'Automator n'apparaît pas dans votre dock, ouvrez une fenêtre Finder, allez dans votre répertoire Applications et cliquez sur Automator pour l'ouvrir (et puis en même temps, glissez-le directement dans votre dock, vous verrez, vous ne pourrez plus vous en passer 😉 ):

Automator dans le Finder

 

Lorsque vous ouvrez Automator, vous devez commencer par choisir quel type de script vous souhaitez créer:

Automator écran d'accueil

  • Un processus est une série d'actions que vous pourrez lancer à partir d'Automator.
  • Une application pourra être lancée de façon autonome, sans devoir ouvrir Automator. Tous les fichiers ou dossiers déposés dans une application seront utilisés comme entrée pour le processus en question.
  • Un service sera lancé via un élément de menu contextuel, dans l'application active ou le Finder:

 

Automator - services

 

Une fois choisi le type de processus souhaité (processus, application ou service), Automator vous propose (1) toute une bibliothèque d'applications que vous pouvez piloter, ainsi que (2) les listes d'actions que vous pouvez automatiser dans chacune de ces applications. Pour chaque action, une aide contextuelle vous est donnée lorsque vous la sélectionnez (3):

Automator - construction d'un processus

Lorsque vous avez choisi l'opération que vous voulez faire exécuter, faites-la simplement glisser dans la fenêtre (4) prévue à cet effet, puis ajustez tous les paramètres pour que cette tâche effectue exactement l'opération que vous souhaitez et ajoutez les actions suivantes.

À titre d'exemple, ci-dessous un processus qui effectue les opérations suivantes:

  • Dans tous les répertoires (et sous-répertoires) contenus sous "Documents", recherche de tous les fichiers intitulés "Resize2.jpg"; si nécessaire, d'autres conditions auraient pu être ajoutées, telles que date de création du fichier, date de dernière ouverture et/ou modification, condition sur le contenu, taille ou extension du fichier, etc.
  • Copie de ces fichiers dans un autre répertoire, intitulé "Téléchargements"
  • Modification du nom des différents fichiers ainsi copiés, les nouveaux noms étant formés du préfixe "page", suivi d'un tiret et du numéro (séquentiel) du fichier, en commençant à 1.

Lorsque votre processus est complet, cliquez sur le bouton "Exécuter" pour le tester:

 

Si vous préférez, le bouton "Enregistrer" vous permet aussi de simplement exécuter la séquence d'actions que vous souhaitez enregistrer sous forme d'un processus pour pouvoir les exécuter ultérieurement en un seul clic.

 

Comme vous le voyez dans la colonne des actions, Automator vous permet d'automatiser un grand nombre d'opérations en masse sur des fichiers, y compris des conversions de format. Si vous ne trouvez pas d'action pré-enregistrée pour l'opération que vous souhaitez automatiser, sélectionnez l'application "Utilitaires":

Automator - Utilitaires

Outre toute une série d'utilitaires très pratiques, vous aurez alors aussi accès à la possibilité de créer toutes les actions nécessaires à l'aide du langage de programmation spécifique AppleScript, ou même en JavaScript si vous préférez.

Automator et AppleScript sont présents en standard sur votre Mac, et leur utilisation est 100% gratuite. Alors surtout, ne vous en privez pas!

Vous travaillez sur PC et vous souhaitez automatiser des tâches sur toute une série de fichiers? AutoHotkey vous permet de les effectuer, en un seul raccourci clavier. Définissez la séquence d'opérations que vous souhaitez automatiser, définissez la combinaison de touches qui lancera son exécution, et c'est tout. Ça vous intéresse?

Commencez par télécharger et installer AutoHotkey sur votre PC: https://www.autohotkey.com

 

Pour créer un script, cliquez sur le bouton droit de votre souris. Dans le menu contextuel qui s'affiche alors, cliquez sur New/AutoHotkey Script.

Donnez un nom à votre script, l'extension doit être .ahk.

Cliquez sur ce fichier avec le bouton droit de votre souris. Dans le menu qui s'affiche alors, il vous sera proposé d'éditer ce script avec l'un ou l'autre éditeur, par exemple Notepad, en fonction de la configuration de votre système:

 

Vous souhaitez copier tous les fichiers d'un répertoire dans un autre, mais seulement si la version du fichier présente dans le répertoire initial est plus récente que celle du répertoire de destination? Introduisez le code suivant:

AutoHotkey script

Puis sauvegardez le fichier.

  • Le sigle ^ correspond à la touche Ctrl de votre clavier. Les signes de ponctuation :: indiquent la fin de votre raccourci clavier. En clair, pour exécuter votre script, vous devrez presser les touches Ctrl et M.
  • FileSelectFolder est une commande qui ouvre une fenêtre de sélection de votre répertoire initial, puis de destination.
  • MiseAJour est le nom de la fonction qui effectue les copies de fichier d'un répertoire à l'autre.
  • Loop, Files, %directorySource%\* initie l'itération sur chaque fichier contenu dans le répertoire d'origine.
  • aCopier est une variable booléenne (VRAI/FAUX) qui détermine si le fichier doit ou non être copié dans le répertoire de destination.
  • if not FileExist(...) teste si le fichier existe déjà dans le répertoire de destination. S'il n'existe pas, il y est copié sans autre vérification.
  • Sinon, les commandes inclues dans la branche "else" de l'alternative déterminent si le fichier contenu dans le répertoire d'origine est plus récent que son correspondant dans le répertoire de destination. Si c'est le cas, il doit être copié.

Faites un double click sur ce fichier pour l'exécuter. Après quoi, chaque fois que vous presserez les touches Ctrl et M, vous verrez apparaître successivement deux fenêtres de choix de répertoire, puis les fichiers du premier seront automatiquement copiés vers le second, à condition que ce dernier n'en contienne pas déjà une version plus récente.

 

Ceci n'est qu'un exemple simple, à titre de démonstration. AutoHotkey vous permet de programmer des séquences d'opérations nettement plus complexes. Voyez plutôt la liste complète des commandes et fonctions pré-définies à votre disposition: https://www.autohotkey.com/docs/commands/index.htm


AutoHotkey est gratuit et open source. Prenez le temps d'explorer sa documentation, vous ne le regretterez pas!

Une de ces solutions vous tente? Ou vous avez une autre idée? Mais vous n’avez pas le temps ou pas l’envie de vous en occuper vous-même? Contactez-nous! Ensemble, nous étudierons la solution la mieux adaptée à VOTRE entreprise.