Que vous démarriez à zéro ou que vous disposiez déjà d’une base de données de leads qualifiés, en période de crise plus que jamais il est important pour vous de gérer le plus efficacement possible vos activités de prospection. Nous vous proposons ci-dessous quelques solutions faciles à mettre en œuvre et gratuites, ou presque.

  • Entretien personnalisé
  • Odoo opportunités
  • Catalogue flipbook
  • Gestion automatisées des leads
  • Fichiers PDF marchés publics

Rien ne remplace un entretien personnalisé avec un prospect. Écouter avec attention ce qu'il exprime, cerner sa personnalité, identifier très précisément ses attentes et adapter votre discours à tous ces éléments, c'est la clé d'un processus de vente efficace. Mais comment faire ceci via internet?

Une approche très répandue est de concevoir votre website ou vos publicités en ligne en fonction d'un certain nombre de profils types de clients: les "personas". Si cette approche est intéressante, elle reste cependant limitée à un nombre limité de profils types, généralement moins de 10.

Avec les outils modernes, il est pourtant possible de pousser nettement plus loin la personnalisation de votre message commercial. En voici un exemple.

De plus en plus d'auteurs se tournent vers l'auto-édition. Et, naturellement, de plus en plus de prestataires leur proposent leurs services dans ce domaine. Face à cette multitude d'offres, pas mal d'auteurs renoncent à une comparaison de celles-ci et optent pour celles qui ont la plus grande visibilité. En réalité, il n'existe pas UNE solution optimale pour tous les auteurs. La meilleure solution dépendra en effet de tout un ensemble de paramètres:

  • du type de livre (texte "simple" ou abondamment illustré, type de mise en page, contenu complexe de type équations, vidéo, interactivité, etc.)
  • de la plus ou moins grande maîtrise par l'auteur des outils informatiques (traitement de texte, logiciel graphique, langages informatiques)
  • du temps et du budget que l'auteur est prêt à investir dans son projet
  • de l'approche commerciale de l'auteur: souhaite-t-il maximiser ses gains, le nombre de ses lecteurs ou trouver le meilleur compromis entre ces aspects? etc.

Tenir compte de l'ensemble de ces paramètres dans la définition de profils types conduirait à un nombre ingérable de "personas". La solution? Adapter la communication à chaque auteur en particulier, grâce à un questionnaire Google Forms:

Lorsque le candidat à l'auto-édition envoie ses réponses, celles-ci sont automatiquement enregistrées dans un fichier Google Sheets associé au formulaire. Le but de ce questionnaire n'étant pas de récolter des adresses email, parce qu'aux 3hibouks nous ne pratiquons pas le marketing par email, un simple script permet de ne pas enregistrer celle-ci. Ce qui résout par la même occasion la question de la conformité au RGPD.

Le même script initie alors la création d'un document dans Google Docs. Sur base des réponses reçues via le formulaire, un rapport hyper-personnalisé est alors créé et sauvegardé en format PDF:

entretien commercial personnalisé via Gmail et Google Forms

L'envoi direct de ce fichier par Gmail pourrait conduire pas mal de serveurs d'emails à le classer d'office dans les courriers indésirables: email d'une adresse inconnue de l'utilisateur ET avec une pièce attachée, voilà qui est souvent considéré (à juste titre!) comme potentiellement dangereux.

De même, envoyer un email dont le texte serait truffé d'hyperliens vers toutes les solutions proposées serait éminemment suspect (toujours à juste titre!) et risquerait également d'être envoyé dans les courriers indésirables.

La solution trouvée est d'envoyer un email:

  • dont le texte reprend l'ensemble des solutions proposées, sans hyperliens vers les sites en question
  • dans lequel un unique hyperlien propose à l'auteur, s'il le souhaite, de télécharger son rapport personnel, en format PDF, ce fichier contenant tous les hyperliens utiles.

Grâce à ces précautions, le taux de bonne réception de ce type de message est proche de 100%. Grâce à la pertinence des informations envoyées, le prospect peut juger de votre expertise dans le domaine et de votre capacité à répondre à SA demande spécifique.

Bien sûr, ceci ne remplacera jamais un entretien face à face avec votre prospect. Mais:

  • en vous permettant d'atteindre nettement plus de monde, ce type de solution vous permettra d'augmenter considérablement le nombre de personnes touchées par votre offre
  • lorsque vous rencontrerez face à face un prospect rencontré par ce biais, votre entretien sera nettement plus productif, pour vous comme pour lui.
La suite des applications de Google est gratuite. Cette solution peut donc être mise en place sans le moindre frais. Néanmoins, avec une solution 100% gratuite:
  • l'adresse d'expédition de vos emails sera une adresse gmail: la probabilité que le serveur d'emails de votre correspondant l'envoie dans les courriers indésirables est plus importante qu'avec une adresse liée à votre nom de domaine
  • si la création du rapport personnalisé commence à prendre un temps d'exécution non négligeable ou si le nombre de prospects augmente, vous risquez d'atteindre les limites de temps d'exécution admissible par 24h avec un compte gratuit.
La solution étant alors de passer à un compte Google payant, qui augmentera les temps d'exécution auxquels vous avez droit et, surtout, vous permettra de configurer une adresse d'expédition de vos emails plus professionnelle qu'une simple adresse gmail. Selon le type de compte payant que vous choisirez, comptez de l'ordre de 5 à 10€ par mois.

Si vous cherchez juste la meilleure solution pour gérer vos activités de prospection, Odoo n'est probablement pas le meilleur choix. Bien qu'il s'agisse d'une solution qui vous permettra d'aller très loin dans cette gestion, l'installation et la maintenance de cette solution juste pour cet aspect-là de votre entreprise seraient disproportionnées.

Par contre, si vous cherchez à intégrer la gestion de votre prospection à l'ensemble de la gestion de votre entreprise, allant de la vente à la facturation et au service après-vente, en passant par la logistique, la comptabilité, la gestion de vos ressources humaines, etc, alors, Odoo est sûrement à considérer pour votre prospection aussi.

Il existe deux versions d'Odoo:
  • la version Entreprise est payante: divisée en modules, elle vous permet de ne payer que les fonctionnalités utiles pour vous
  • la version Communauté, elle, est gratuite et sans limitation dans le temps.

La mise en place d'Odoo vous prendra plus de temps qu'il n'en faudrait pour les autres solutions proposées sur cette page. Mais elle couvrira aussi nettement plus de besoins. Et la version Communauté, 100% gratuite, vaut certainement le temps que vous y consacrerez!

Depuis sa création, Odoo est résolument conçu comme un CRM à part entière: toute sa structure est orientée vers l'optimisation de la relation clients. Pour la gestion de votre prospection, installez le module CRM:

odoo module CRM

Dès que ce module est installé, Odoo vous accompagne pas à pas dans la création de votre premier contact commercial. Le grand avantage d'une solution telle qu'Odoo, c'est qu'elle passe automatiquement d'un module à l'autre les données dont elle dispose. Si vous avez déjà introduit les coordonnées de votre prospect dans un autre module de votre version d'Odoo, vous ne devrez pas les réintroduire ici.

Lorsque vous êtes dans le module CRM, pour créer votre première "opportunité", cliquez, en haut à gauche, sur le bouton Créer:

odoo CRM créer une opportunité

Dans la fenêtre qui s'ouvre alors, donnez un nom à cette opportunité. Choisissez le client auquel elle se rapporte.

odoo CRM créer une opportunité

S'il s'agit d'un nouveau client, une autre fenêtre s'ouvre pour vous permettre de l'introduire dans votre base de données:

odoo CRM créer une opportunité

Une fois toutes ses coordonnées introduites, cliquez, en bas à gauche, sur le bouton Sauvegarder. Vous pourrez alors compléter votre opportunité avec le montant du revenu espéré et, éventuellement, un classement (1, 2 ou 3 étoiles).

odoo CRM créer une opportunité

Cliquez sur le bouton Ajouter, et votre nouvelle opportunité est désormais enregistrée dans la colonne "Nouveau".

odoo CRM créer une opportunité

Vous pouvez à tout moment éditer cette opportunité et, par exemple, créer une réunion en lien avec celle-ci, abonner l'un ou l'autre utilisateur au flux d'informations la concernant, créer le devis correspondant, etc.

odoo CRM créer une opportunité

Lorsque vous avancez dans votre démarche commerciale, faites simplement glisser votre opportunité de Nouveau à Qualifié, puis Proposition, puis Gagné. Une fois "gagnée", cette opportunité est automatiquement transformée en client. Mais ça, c'est une autre histoire... que vous pouvez bien sûr aussi gérer avec Odoo, mais avec un autre module.

odoo CRM créer une opportunité

Vous vous souvenez des flipbooks il y a quelques années? Un gadget sympathique, avec la petite animation mimant la page qui tourne, sans plus. Mais surtout, basés sur Flash, une technologie définitivement obsolète.

Oubliez! Avec le flipbook nouvelle génération, passez dans une autre dimension:

  • Basé sur HTML5, le standard du web, donc 100% compatible aussi avec les interfaces des appareils mobiles
  • Le flipbook accepte désormais les animations interactives, les vidéos, les hyperliens, les publicités Google adSense et bien plus.

flipbook avec vidéo

Votre catalogue change souvent? Ou votre liste de références, d'exemples de réalisations? Le flipbook est LA solution pour vous! Oubliez les frais d’impression et de diffusion de vos brochures papier et touchez vos prospects là où ils se trouvent : sur leur ordinateur, leur smartphone ou leur tablette.

À partir de votre fichier PDF, nous créons pour vous un flipbook hyper-personnalisé. Faites votre choix parmi les innombrables possibilités:

  • Votre logo + hyperlien vers votre site
  • Aspect couverture souple ou rigide
  • Avec ou sans bruit de tourne page
  • Avec ou sans flip automatique
  • Langue de l'interface au choix
  • Arrière-plan personnalisé: uni (couleur de votre choix), texture bois, ou toute autre image de votre choix, avec ou sans animation
  • Splash screen personnalisé
  • Affichage ou non des boutons d’interface suivants:
    • partage sur les réseaux sociaux
    • affichage des pages sous forme de vignettes
    • zoom
    • affichage plein écran
    • auto flip
    • impression
    • recherche
    • téléchargement

flipbook interface personnalisée

  • Table des matières interactive
  • Signets pour une navigation ultra-rapide
  • Ouverture du fichier sur une autre page que la première
  • Protection par mot de passe de toutes les pages, avec possibilité de laisser les premières libres d’accès
  • Bannière publicitaire à côté du livre ou dans le bas de celui-ci
  • Ajout d’hyperliens
  • Insertion d’une vidéo: youtube, viméo ou mp4
  • Modifications de votre pdf: fusion de plusieurs pdf de même format, ajout ou suppression de pages…
  • Ajout de publicités Google adSense

Puis hébergez votre flipbook:

  • sur notre site, avec un simple hyperlien vers celui-ci que vous pouvez envoyer par email, insérer sur votre site ou bien où vous le souhaitez
  • si vous préférez, nous vous fournissons les fichiers pour une utilisation en local: html, css et javascript, assemblés dans un fichier .zip
  • pour une installation simplissime sur votre site, nous vous fournissons aussi votre flipbook sous forme d’extension (plugin) WordPress, Joomla ou Drupal.

Vous avez acquis une belle liste de "leads", qualifiés ou non, et il s'agit maintenant de les contacter pour leur offrir vos services. Mais il vous faudra, bien sûr, garder une trace de tous vos contacts, tentatives de contact, réponses positives, négatives ou attentistes, etc. Comment vous organiser au mieux? A fortiori si vous partagez ce travail de prospection avec toute une équipe de délégués commerciaux!

Il existe des logiciels spécifiques pour vous aider à organiser cette gestion. Mais vous pouvez aussi aller très loin avec une solution simple, basée sur Google Sheets.

Google Apps Script, le langage de programmation de la suite d'applications de Google, vous permet en effet de créer une interface graphique complète pour:

  • l'affichage automatisé, l'un après l'autre, de chacun des contacts de votre base de données
  • l'introduction du résultat de votre contact ou tentative de contact
  • la programmation automatique du retour du lead en question dans votre interface après un intervalle de temps fonction du type de réaction enregistré (par exemple rapidement en l'absence de réponse, à date et heure fixes si le prospect demande qu'on le rappelle, etc.)
  • la requalification d'un prospect en client lorsqu'une offre est acceptée
  • la modification de l'une ou l'autre coordonnée du prospect/client si nécessaire.

gestion automatisée de leads avec Google Sheets

Et si vous travaillez à plusieurs sur une seule base de données? Pas de souci. Google Apps Script vous permet de gérer un fichier Google Sheets par collaborateur et, par exemple:

  • d'y envoyer à chaque instant les contacts que vous souhaitez lui confier
  • de récupérer les résultats de ses contacts
  • de tenir compte des absences de l'un ou l'autre
  • de favoriser les plus efficaces en leur confiant les contacts les plus précieux
  • de faire passer des contacts d'un opérateur à l'autre, par exemple en cas d'absence
  • etc.

gestion automatisée de leads avec Google Sheets

Cette solution peut sans problème être utilisée avec un compte Google gratuit. Ce n'est que si vous en faites une utilisation intensive que vous pourriez dépasser les temps d'exécution cumulés sur 24h admissibles pour Google. Dans ce cas, vous devrez passer à un compte Google payant: de l'ordre de 5 à 10€ par mois selon le type de compte choisi.

Vous répondez à des appels d'offres pour des marchés publics? Alors, vous avez probablement l'habitude de devoir compléter les (innombrables!) fichiers PDF éditables requis par les différentes administrations.

Bien sûr, vous pouvez faire ça manuellement. Mais lorsque la quantité de fichiers devient importante, ou si vous devez les compléter pour un nombre conséquent d'entités, ça devient vite très laborieux.

Mettez, une fois pour toutes, toutes vos données dans un tableau Google Sheets et téléchargez l'extension PDF Filler:

installation de PDFfiller dans Google Sheets

Cette solution est gratuite durant 30 jours. Après quoi, vous aurez le choix entre plusieurs formules d'abonnement payant, la moins chère revenant à 8$ par mois si vous vous engagez pour un an, ou 20$ pour un seul mois.

Un de ces exemples vous intéresse? Ou vous avez une autre idée? Mais vous n’avez pas le temps ou pas l’envie de mettre en place vous-même cette solution? Contactez-nous! Ensemble, nous étudierons la solution la mieux adaptée à VOTRE entreprise.