Automatisez vos emails

Avez-vous des rapports d'activité qui doivent être générés et transmis par email à intervalles réguliers? Si oui, cet exemple entièrement automatisé grâce à Google Forms, Google Sheets, Google Docs et Gmail va vous intéresser.

Afin de suivre les activités et résultats d'une équipe de délégués commerciaux, une entreprise de construction a mis en place un système entièrement automatisé.

Suite à chaque contact commercial, le délégué enregistre les coordonnées du client, l'état d'avancement du processus de vente, etc. via un formulaire Google Forms:

Ces données sont automatiquement enregistrées dans un tableau Google Sheets.

Chaque semaine, à jour et heure fixes, un script inspecte l'ensemble des données de contacts introduites durant la semaine écoulée. S'il détecte qu'aucune donnée n'a été enregistrée sur cette période par l'un ou l'autre des délégués commerciaux, il envoie automatiquement au collaborateur concerné un email de rappel:

Le lundi matin, un autre script, lui aussi déclenché automatiquement chaque semaine à jour et heure fixes, récupère dans le fichier Google Sheets l'ensemble des données de contacts enregistrées par les différents délégués commerciaux et crée, à partir de ces données, un rapport d'activité dans Google Docs. Ce rapport est sauvegardé en format PDF et envoyé en pièce attachée par email au responsable commercial de l'entreprise:

 

L'ensemble du processus ayant été automatisé, aucune intervention manuelle n'est plus nécessaire: les scripts sont déclenchés automatiquement chaque semaine à jour et heure fixes.

Vu que chacun des scripts n'est exécuté qu'une seule fois par semaine, les quotas de temps d'exécution cumulé sur 24h définis par Google ne sont pas dépassés, même avec un compte 100% gratuit.

Si vous travaillez sur Mac, ne passez pas à côté d'Automator. Bizarrement peu mis en évidence par Apple, il s'agit pourtant d'un véritable "couteau suisse" pour votre ordinateur, et il est inclus en standard (et donc, gratuitement) dans votre système.

Si l'icône d'Automator n'apparaît pas dans votre dock, ouvrez une fenêtre Finder, allez dans votre répertoire Applications et cliquez sur Automator pour l'ouvrir (et puis en même temps, glissez-le directement dans votre dock, vous verrez, vous ne pourrez plus vous en passer 😉 ):

Lorsque vous ouvrez Automator, vous devez commencer par choisir quel type de script vous souhaitez créer:

• Un processus est une série d'actions que vous pourrez lancer à partir d'Automator
• Une application pourra être lancée de façon autonome, sans devoir ouvrir Automator. Tous les fichiers ou dossiers déposés dans une application seront utilisés comme entrée pour le processus en question.
• Un service sera lancé via un élément de menu contextuel, dans l'application active ou le Finder:

Une fois choisi le type de processus souhaité (processus, application ou service), Automator vous propose (1) toute une bibliothèque d'applications que vous pouvez piloter, ainsi que (2) les listes d'actions que vous pouvez automatiser dans chacune de ces applications. Pour chaque action, une aide contextuelle vous est donnée lorsque vous la sélectionnez (3):

Lorsque vous avez choisi l'opération que vous voulez faire exécuter, faites-la simplement glisser dans la fenêtre (4) prévue à cet effet, puis ajustez tous les paramètres pour que cette tâche effectue exactement l'opération que vous souhaitez et ajoutez les actions suivantes.

À titre d'exemple, ci-dessous un processus qui effectue les opérations suivantes:

• Dans un fichier Numbers, lecture des données nécessaires pour l'envoi d'emails: nom et prénom du destinataire + son adresse email

• Dans Mail, création puis envoi d'un email type à chacun de ces destinataires.

Ce processus dépasse les possibilités des actions pré-définies d'Automator, il est donc exécuté grâce à un script rédigé en AppleScript, un langage de programmation propre à Apple.

Pour pouvoir introduire un tel script, dans Automator, choisissez l'application "Utilitaires" et l'action "Exécuter un script AppleScript", et faites-la glisser dans la fenêtre (4) prévue à cet effet:

AppleScript est un langage de programmation qui se veut "intuitif". Si vous avez l'habitude d'autres langages de programmation, vous aurez probablement besoin d'un peu de temps pour le prendre en main. Mais une fois que vous en aurez compris les fondements, vous verrez qu'il s'agit effectivement d'un outil bien utile.

Lorsque votre script est complet, cliquez sur le bouton "Exécuter" pour le tester:

Et c'est tout. Vous venez d'envoyer un email pour chaque ligne de votre fichier Numbers:

Automator et AppleScript sont présents en standard sur votre Mac, et leur utilisation est 100% gratuite. Alors surtout, ne vous en privez pas!