Automatisez vos tournées

Pour organiser les tournées de ses infirmières, le responsable d'une centrale d'aide à domicile a créé un fichier Google Sheets contenant les listes suivantes:

• les patients + leurs absences éventuelles
• leurs ordonnances
• les médecins prescripteurs
• les infirmier(e)s.

Si Google Sheets était apparu, de prime abord, comme une solution idéale, puisque chaque membre de l'équipe pouvait accéder au fichier à tout moment, à partir de n'importe quel appareil, le manque d'ergonomie de la version mobile s'est vite révélé problématique pour une utilisation en conditions réelles. Une solution a été trouvée avec AppSheet. S'insérant comme interface entre le fichier de données et l'utilisateur, AppSheet récupère la structure des tableaux et propose une interface de type web app (compatible iOS, Android et desktop).

L'utilisateur sur le terrain peut facilement consulter les données et en introduire de nouvelles. Concrètement, l'infirmier a accès à l'adresse des patients chez qui il doit se rendre, au type de soins qu'il doit y effectuer ce jour-là, aux coordonnées du médecin prescripteur si nécessaire, etc. Il peut aussi facilement introduire une nouvelle ordonnance, une période durant laquelle le patient lui annonce qu'il sera absent, etc.

AppSheet permet aussi de créer très facilement une interface de géolocalisation des différents points de passage de chaque prestataire:

La gestion des données proprement dite est, elle, effectuée au niveau du fichier Google Sheets, via des scripts développés sur mesure. Il s'agit entre autres de:

• la génération des différentes opérations de soins, intervention par intervention, sur base des fréquences prescrites sur l'ordonnance
• la suppression, dans une tournée donnée, des patients qui ont signalé leur absence
• la facturation périodique des soins.

AppSheet peut être utilisé gratuitement, aussi longtemps que vous voulez, et jusqu'à 10 utilisateurs, en mode "test". Au-delà, il vous en coûtera 5 ou 10$ par mois et par utilisateur actif, selon les fonctionnalités dont vous souhaiterez disposer.

Vu la grande popularité de WordPress et WooCommerce, de plus en plus de thèmes hyper-spécialisés y sont proposés par les développeurs. Il existe entre autres des thèmes axés exclusivement sur la prise de rendez-vous pour des trajets en taxi. Mais à force de se spécialiser à l'extrême, certains de ces thèmes sont de plus en plus fermés. Et il devient difficile pour leur utilisateur de dévier, même de façon minimale, du fonctionnement prévu par les concepteurs.

Afin de contourner ce problème tout en utilisant l'un de ces thèmes, le responsable d'une entreprise de taxis a décidé d'automatiser le transfert de toutes les commandes reçues sur son site vers un fichier Google Sheets. Integromat est une plate-forme qui permet de connecter un nombre impressionnant d'applications a priori incompatibles. Dont, entre autres, WooCommerce et Google Sheets. Et ce, avec une facilité déconcertante...

Pour créer un "scénario", c'est-à-dire, en langage Integromat, définir la connection entre les deux applications, vous devez d'abord vous créer un compte (gratuit) sur le site d'Integromat. Ensuite, cliquez sur le bouton "Create a new scenario":

Sélectionnez les applications que vous souhaitez connecter:

Afin de permettre les interactions entre ces applications, Integromat aura besoin de pouvoir y accéder. Cet accès est défini via des "clés", selon un processus différent pour chaque application. Des tutoriels pas à pas sont fournis par Integromat afin de vous permettre de générer les clés nécessaires.

Pour chacune des applications, Integromat vous propose alors toute une série d'événements et d'actions que vous pourrez combiner. Notre application combine la détection d'une nouvelle commande de trajet dans WooCommerce:

avec l'ajout d'une nouvelle ligne dans le tableau Google Sheets:

Pour chaque cellule du tableau Google Sheets, il suffit de choisir le champ de la commande WooCommerce qu'on souhaite y affecter:

Et le tour est joué.

Une fois les données des clients et des trajets récupérées dans Google Sheets, un script a été écrit pour automatiser les opérations suivantes:

• création d'un événement correspondant à chaque course dans le calendrier général de l'entreprise sur Google Agenda
• attribution de chaque course à un chauffeur et création de l'événement correspondant dans le calendrier du chauffeur en question sur Google Agenda
• gestion automatisée de tous les changements possibles
• facturation automatisée.

Vous pouvez utiliser Integromat gratuitement, tant que vous restez dans les conditions suivantes:

• maximum 1000 opérations par mois
• minimum 15 minutes entre chaque opération
• maximum 100 MB de données transférées.

Pour la plupart des applications courantes, ces quantités sont suffisantes. Si ces paramètres sont trop justes pour vous, vous devrez alors passer à un abonnement mensuel, dont le montant variera, en fonction de vos besoins, de 9 à 299$ par mois.

Une autre entreprise de taxis utilisait un formulaire Google Forms pour enregistrer ses réservations:

Les données reçues via ce formulaire étant automatiquement enregistrées dans le fichier Google Sheets associé.

Afin de pouvoir donner au client, dès la réservation, une estimation de prix, une formule a été créée afin de récupérer, dans Google Sheets, la distance calculée par Google Maps entre l'adresse de départ et l'adresse d'arrivée:

D'autre part, la génération automatique dans ce même fichier Google Sheets d'un lien vers le trajet correspondant dans Google Maps a aussi été programmée:

Google Forms, Google Sheets et Google Maps peuvent être utilisés gratuitement, tant que les durées d'exécution cumulées sur 24h ne dépassent pas des quotas fixés par Google. Cette application restait bien au-dessous de ces quotas.