Automatisez vos ventes en ligne

La suite d'applications (gratuites) de Google comprend, entre autres:

• un tableur: Google Sheets
• un traitement de texte: Google Docs
• un gestionnaire de formulaires: Google Forms
• un serveur d'emails: Gmail

Si vous disposez d'une liste de produits réduite (de l'ordre d'une centaine maximum) et d'une liste des adresses email de vos clients habituels, c'est tout ce qu'il vous faut pour automatiser votre processus de commande en ligne, mais aussi votre gestion des stocks, voire votre facturation. Un exemple? Le voici.

Google Forms et Gmail pour la prise de commande

Au plus fort de la crise sanitaire, une exploitation agricole, prise d'assaut par des consommateurs avides de produits locaux (et réticents à fréquenter leurs supermarchés habituels), s'est rapidement retrouvée submergée sous les demandes. L'exploitant a donc décidé d'envoyer, chaque dimanche, à tous ses clients, un email contenant le lien vers un formulaire Google Forms permettant la sélection des différents produits disponibles ainsi que des quantités souhaitées:

Google Sheets pour la gestion des stocks

Lors de la création de ce formulaire, le fichier Google Sheets destiné à enregistrer les réponses reçues est créé. Une feuille y est ajoutée, reprenant la totalité des produits proposés. Pour chaque produit, les paramètres suivants sont introduits:

• quantité en stock
• prix unitaire.

Enregistrement d'une commande

Lors de l'envoi d'une commande par un client, le script associé au fichier effectue les opérations suivantes:

• pour chacun des articles commandés, comparaison entre la quantité commandée et la quantité restant en stock; en cas de stock insuffisant, correction de la quantité commandée, génération automatique d'un message d'avertissement au client et retrait du produit concerné du formulaire de commande
• envoi automatique par email au client d'une confirmation de commande, y compris le montant total et, le cas échéant, les avertissements concernant les produits manquants ou en stock insuffisant
• adaptation des stocks suite à la commande.

Facturation automatique

Un autre script associé au fichier Google Sheets permet:

• la création automatique dans Google Docs de toutes les factures, sur base d'un modèle personnalisé, et leur conversion en format PDF
• l'envoi par email à chaque client de ces factures.

Pas de website, juste une liste d'adresses email et deux scripts, et le processus de commande et de facturation était automatisé.

 

La suite d'applications Google utilisée ici est gratuite. Néanmoins, au-delà d'un certain nombre de produits et de commandes reçues par 24h, les temps d'exécution cumulés des scripts finissent par dépasser les maxima autorisés dans le cadre d'un compte gratuit. Dans ce cas, le passage à un compte payant doit être envisagé. Selon le type de compte choisi, de l'ordre de 5 à 10€ par mois.

Avec WordPress et WooCommerce, il est possible de mettre en place votre système de vente en ligne:

• performant
• évolutif
• gratuit: contrairement aux autres systèmes d'e-commerce, pas d'abonnement récurrent avec WordPress.

Le seul coût incontournable pour cette solution, c'est l'hébergement de votre site. Chez 3hibouks, nous travaillons pour ceci avec OVH, dont vous pouvez par exemple voir ici les tarifs:
Tarifs d'hébergement OVH

Afin de démontrer la facilité de mise en place de cette solution, nous avons créé ce site démo: https://mon-site-ecommerce.be.

Il s'agit d'une boutique entièrement fonctionnelle. Après sélection des produits et quantités souhaités, le client peut choisir la date de retrait/livraison souhaitée:

Avec une solution de ce type, la gestion de vos stocks est un jeu d'enfants. Vous pouvez, à tout moment, indiquer les produits en rupture de stock ou supprimer des dates de livraison.

Avec un nom de domaine d'extension .be et 200 produits, nous avons payé 15,88€ pour un an. Rien de plus.

Si vous cherchez juste la meilleure solution pour créer votre site de vente en ligne, Odoo n'est probablement pas la meilleure solution. Bien qu'il s'agisse d'une solution qui vous permettra de publier rapidement un site e-commerce digne de ce nom, ce n'est pas (encore 😉 ) la solution qui vous donnera le plus de possibilités à ce niveau-là.

Par contre, si vous cherchez à intégrer votre solution de vente en ligne à l'ensemble de la gestion de votre entreprise, allant de la prospection à la facturation et au service après-vente, en passant par la vente, la logistique, la comptabilité, la gestion de vos ressources humaines, etc, alors, Odoo est sûrement à considérer pour votre website.

Il existe deux versions d'Odoo:

• la version Entreprise est payante: divisée en modules, elle vous permet de ne payer que les fonctionnalités utiles pour vous
• la version Communauté, elle, est gratuite et sans limitation dans le temps.

La mise en place d'Odoo vous prendra plus de temps qu'il n'en faudrait pour les autres solutions proposées sur cette page. Mais elle couvrira aussi plus de besoins. Et la version Communauté, 100% gratuite, vaut certainement le temps que vous y consacrerez!

Pour la création de votre site de vente en ligne, installez le module e-Commerce:

Dès que ce module est installé, Odoo vous accompagne pas à pas dans la création de votre website. Le grand avantage d'Odoo, c'est qu'il passe automatiquement d'un module à l'autre les données dont il dispose. Si vous avez déjà introduit les coordonnées de votre entreprise dans la configuration de votre version d'Odoo, vous ne devrez pas les réintroduire ici.

Dans la colonne de gauche, Odoo vous propose toute une série de modèles de pages. Sélectionnez celui que vous préférez et glissez-le dans la fenêtre prévue à cet effet. Après quoi, il ne vous reste plus qu'à insérer l'image et les textes que vous désirez voir apparaître sur la page d'accueil de votre site. Et c'est tout.

Le menu en haut à gauche (1) vous permet de personnaliser votre site. Dans le bas de la page, un autre menu (2) vous donne la possibilité d'en faire très facilement un site polyglotte.

Lorsque votre page d'accueil vous convient, cliquez, en haut à droite, sur le menu Boutique. Si vous avez déjà configuré d'autres modules d'Odoo concernant les produits que vous commercialisez, vous aurez l'heureuse surprise de voir que toutes vos données concernant ces articles ont déjà été utilisées par Odoo pour peupler votre boutique:

Mais Odoo vous laisse la main pour décider quels produits vous souhaitez publier sur votre website. Cliquez sur l'un de ceux-ci:

Si les données automatiquement pré-remplies sur cette page vous conviennent, il vous suffit de modifier son statut de Non publié à Publié (en haut à droite de la fenêtre) pour que votre produit soit désormais disponible à la vente sur votre site. Si vous revenez sur la page d'accueil de votre boutique, vous verrez que ce produit n'est plus grisé, il est bien publié.

Si vous n'aviez pas encore introduit votre catalogue de produits dans Odoo, leur import dans votre boutique en ligne est tout aussi simple.

• Pour introduire de nouveaux articles manuellement, un par un: cliquez, en haut à droite, sur le menu Nouveau (1) puis sur l'icône Nouvel article (2):

• Pour introduire en une fois une série d'articles dont les paramètres sont listés dans votre tableur préféré: dans le module Ventes d'Odoo, affichez la liste de vos articles. En haut à gauche de la fenêtre, cliquez sur le bouton Importer.

Odoo vous permet d'importer votre listing d'articles en format Excel ou csv (csv étant le format universel d'échange de données entre tableurs, vous pouvez le générer aussi bien à partir d'Excel que de Google Sheets, LibreOffice ou tout autre tableur standard).